Maintenir vos transactions
1. Réaliser des data captures (demandes de paiement)
Suivez les étapes suivantes si vous voulez traiter et confirmer vos transactions en utilisant la procédure de paiement « Télécollecte (data capture) par le marchand (manuelle ou automatique) » :
- Sélectionnez cette option à « Configuration > Information techniques > Paramètres de transactions globaux > Procédure de télécollecte (paiement/data capture) par défaut »
- Confirmez la transaction manuellement lorsque le statut de la transaction est « 5 - Autorisé ». L'autorisation consiste uniquement en une réservation du montant sur la carte ou le compte de votre client (ou en une vérification en référence à une liste noire). Elle ne constitue PAS un paiement.
- Recherchez la transaction via « Opérations > Gestion transactions > ».
- Cliquez sur le bouton « Confirmer paiement (data capture) : XXXXXXXX/X » en bas de la page des détails de la commande.
- Le statut passe à « 91 - Paiement en cours ».
- Une fois que nous avons reçu la confirmation de la capture de données de la part de votre acquéreur, le statut deviendra « 9 - Paiement demandé ». Ce statut signifie que nous avons demandé à votre acquéreur de transférer l'argent qui a été réservé sur votre compte bancaire. Comme c'est l'acquéreur qui transfère le montant sur votre compte bancaire, il ne nous est pas possible de vous certifier quand vous recevrez le paiement.
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2. Annuler et rembourser des paiements
2.1 Annuler un paiement
Une annulation de paiement correspond l'annulation d'une demande de paiement faite à l'acquéreur (banque). Une annulation de paiement est seulement possible pour les paiements par carte de crédit. L'annulation d'un paiement implique normalement qu'aucun mouvement ne soit effectué sur le compte bancaire du client (ni débit ni crédit).
Contrainte : un paiement peut être annulé le jour de la capture des données (télécollecte) jusqu'à l'heure du retrait (comme configuré pour votre compte). L'heure du retrait se produit lorsque nous envoyons toutes les demandes de paiement à l'acquéreur. L'heure du retrait peut varier selon l'acquéreur, mais elle se produit généralement entre 16:00 et minuit CET. Si le client change d'avis après que l'échéance a expiré, vous devrez dans ce cas effectuer un remboursement.
Pour annuler un paiement:
- Recherchez la transaction via l'écran de sélection « Gestion transactions »
- Cliquez sur le bouton « Annuler le paiement : XXXXXXXX/X» en bas de l'onglet « Commandes ».
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2.2 Rembourser un paiement
Un remboursement implique que le montant a bien été débité du compte bancaire du titulaire de la carte et qu'il a ensuite été recrédité. Ces deux mouvements apparaîtront sur le relevé du titulaire de la carte.
Contraintes :
- Votre acquéreur doit autoriser les remboursements.
- Il doit être possible de réaliser des remboursements pour le mode de paiement concerné.
Si votre acquéreur n'autorise pas les remboursements automatisés, c'est lui qui devra s'en charger directement.
Comment réaliser un remboursement ?
- Recherchez la transaction que vous souhaitez rembourser via l'écran de sélection « Opérations > Gestion transactions ».
- Cliquez sur le bouton « Rembourser », lequel est affiché en bas de l'onglet « Commandes ». Vous pouvez également introduire la raison de ce remboursement.
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Rembourser plus que le montant payé ? Dans le cas des cartes de crédit, il est possible de rembourser un montant supérieur au montant payé à l'origine. Cependant, même si c'est techniquement possible, ne perdez pas de vue les contraintes mentionnées ci-dessus, et n'oubliez pas que votre acquéreur « carte de crédit » peut ne pas prendre en charge cette possibilité. En outre, l'option Partial maintenance doit être activée dans votre compte pour qu'il vous soit possible de modifier le montant original dans la vue générale de la transaction. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, nous vous conseillons de contacter the Nexi Payengine Sales Team. |
3. Réaliser des opérations particulières sur des autorisations
La demande d'une autorisation implique de vérifier la validité d'une carte ou d'un compte ainsi que le montant disponible. L'acquéreur (banque) peut alors réserver le montant spécifiquement demandé sur la carte ou le compte du client pour une période prédéfinie et pour un marchand spécifique.
En plus de la demande d'une autorisation, notre système vous permet de supprimer et de renouveler des autorisations, et de procéder à des autorisations manuelles. Les deux dernières opérations sont seulement disponibles pour les paiements par carte de crédit.
3.1 Annuler une autorisation
Dès qu'une transaction est autorisée, cela signifie que l'acquéreur (banque) réserve un montant monétaire spécifique sur le compte/la carte du client (ou la demande est analysée en référence à une liste noire), qui vous sera versé lorsque le paiement sera demandé. Bien que notre plate-forme vous permette d'annuler une autorisation, tous les acquéreurs ne prennent pas en charge ce type d'opération.
Pour annuler une autorisation via notre plate-forme, recherchez la transaction via l'écran de sélection « Gestion transactions » et cliquez sur le bouton « Annuler l'autorisation » en bas de la page des détails de la commande. Dans tous les cas, nous simulerons l'annulation de l'autorisation même si l'acquéreur ne prend pas en charge cette opération.
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3.2 Renouveler une autorisation
La période de validité d'une autorisation dépend de l'acquéreur. La période d'autorisation exacte est définie dans le contrat avec votre acquéreur. Si une autorisation n’est pas suivi par une capture de données (demande de paiement) pendant cette période, l’autorisation peut être expiré.
Vous pouvez tout de même demander le paiement (sans une autorisation valide), mais le paiement pourra être refusé (p. ex. dans le cas de fonds insuffisants).
Avant de demander le paiement, vous pourrez redemander l'autorisation dans votre back office. Cela signifie que vous demandez à l'acquéreur de vous réserver l'argent à nouveau. Cependant, il est possible que le titulaire de la carte ait utilisé sa carte entre-temps et qu'il n'y ait plus les fonds suffisants pour vous payer.Pour redemander une autorisation, recherchez la transaction via l'écran de sélection « Gestion transactions » et cliquez sur le bouton « Redo authorisation (Redemander une autorisation) » en bas de la page des détails de la commande (si le bouton n'est pas immédiatement disponible, cliquez d'abord sur le bouton « Advanced (Avancé) »).
| Si l'autorisation originale a été obtenue avec le protocole 3-D Secure, les conditions 3-D Secure originales peuvent ne plus s'appliquer à l'autorisation renouvelée. Selon les règlements internationaux de VISA et de MasterCard, le client doit s'identifier lui-même pour chacune des autorisations afin de bénéficier de la garantie 3-D Secure. Les règles de garantie de paiement conditionnel de 3-D Secure sont gérées exclusivement entre le marchand et son acquéreur (banque). Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre acquéreur (banque). |
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3.3 Réaliser une autorisation manuelle
Parfois, l'acquéreur ne peut émettre une autorisation automatiquement, par exemple lorsque le titulaire de la carte a atteint sa limite autorisée de transactions (plafond de carte). L'acquéreur refusera l'autorisation et retournera un message vous demandant de contacter son centre d'appel dédié. Lorsque vous contactez l'acquéreur et qu'il décide d'émettre l'autorisation, il peut vous donner un code d'autorisation lors de l'appel.
Vous pouvez entrer le code d'autorisation que l'acquéreur vous aura fourni (au téléphone ou par télécopieur, etc.) dans votre Back Office. Recherchez la transaction via l'écran de sélection « Gestion transactions ». Lorsque vous demandez les détails de la transaction, vous verrez un bouton « Autorisation manuelle » en bas de la page (si le bouton n'est pas immédiatement disponible, cliquez d'abord sur le bouton « Advanced (Avancé) »). Entrez le code d'autorisation que l'acquéreur vous a donné dans le champ à côté du bouton « Autorisation manuelle », puis cliquez sur ce bouton.
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Le marchand est entièrement responsable de la saisie manuelle du code d'autorisation, même si la transaction affiche ultérieurement le statut 9 et qu'aucun paiement réel n'est réalisé. Si vous avez conclu un contrat 3-D Secure avec votre acquéreur, les conditions 3-D Secure qui s'appliquent à une autorisation ordinaire délivrée par le protocole 3-D Secure peuvent différer de celles régissant une autorisation manuelle. Selon les règlements internationaux de VISA et de MasterCard, le client doit s'identifier lui-même pour chacune des autorisations afin de bénéficier de la garantie 3-D Secure. Les règles de garantie de paiement conditionnel de 3-D Secure sont gérées exclusivement entre le marchand et son acquéreur (banque). Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre acquéreur (banque). |
4. Opérations partielles et multiples
Les opérations partielles vous permettent de réaliser des captures de données (télécollectes), des annulations d'autorisation et des remboursements pour un plus petit montant que la commande originale.
Les opérations multiples vous permettent de réaliser des captures de données (télécollectes), des annulations d'autorisation et des remboursements en plusieurs étapes (l'option des opérations multiples est une option supplémentaire de l'option des opérations partielles).La disponibilité des options pour les opérations partielles ou multiples dépend de votre abonnement et si votre acquéreur (banque) permet ou non ces opérations.
Lorsque l'option des opérations partielles est activée dans votre compte, des champs de texte s'affichent à côté des boutons de maintenance en bas de la page des détails de la commande, où vos pouvez entrer un montant.
Lorsque l'option des opérations multiples est activée dans votre compte, une case à cocher « Dernière » apparaît à côté des champs de texte où vos pouvez entrer un montant.
4.1 Opérations partielles
Pour réaliser une opération de capture de données, de remboursement ou d'annulation d'autorisation partielle, vous devez aller à la page des détails de la transaction, où vous trouverez le bouton « Confirm Payment (data capture) (Confirmer le paiement (capture de données)) » / « Refund (Rembourser) » / « Cancel authorisation (Annuler l'autorisation) » en bas de la page. Procédez en suivant les étapes suivantes :
- Entrez le montant partiel dans le champ à côté du bouton correspondant (le montant total est déjà affiché par défaut).
- Cliquez sur le bouton approprié et confirmez.
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Remboursement
Annulation d'une autorisation
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4.2 Opérations multiples
Pour réaliser des captures de données ou des remboursements multiples ou une annulation d'autorisation en laissant la transaction ouverte pour des opérations de maintenance futures, il vous suffit d'aller à la page des détails de la transaction, où vous trouverez le bouton « Confirmer le paiement (capture de données) » / « Refund (Rembourser) » / « Annuler l'autorisation » en bas de la page.
- Entrez le montant partiel dans le champ à côté du bouton correspondant (le montant total est déjà affiché par défaut).
- Cochez la case « Dernière » s'il s'agit de la dernière opération à réaliser pour cette transaction OU décochez la case « Dernière » si vous comptez encore réaliser une autre opération pour cette transaction (p. ex. demander un montant de 50,00 EUR pour les articles que vous avez déjà envoyés au client et demander le solde du montant de la transaction lorsque vous expédiez le reste de la commande).
- Cliquez sur le bouton approprié et confirmez.
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Remboursement
Annulation d'une autorisation
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5. Supprimer une transaction
Conformément aux nouvelles exigences du RGPD, un nouveau bouton vous permet de supprimer de façon permanente toutes les informations détenues au sujet d’une transaction en particulier. Les informations seront supprimées dans un délai de 90 jours à compter de la date de la transaction originale. Si la transaction remonte à plus de 90 jours, les données seront effacées dans un délai de 24 heures. Une fois effacées, ces informations ne peuvent plus être récupérées et n’apparaîtront sur aucun rapport MI. Veuillez donc vous assurer d’effectuer tous les rapports pour lesquels vous avez besoin que les informations de cette transaction soient présentes avant d’effacer toute donnée.Pour supprimer une transaction :
- Allez dans le menu OPÉRATIONS > VOIR TRANSACTIONS et localisez le bouton « Régler sur » à côté de « Date d’effacement ».
- Cliquez sur le bouton. Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer ou annuler l’action.
Questions fréquemment posées
Notre outil de réconciliation vous est fourni automatiquement à l’activation de votre compte si vous optez pour un compte Full Service. Cette option permet de rapprocher en toute facilité les paiements reçus sur votre compte en banque et les commandes/transactions effectuées sur votre compte Nexi Payengine .
Dans le menu de votre compte Nexi Payengine, vous pouvez facilement rechercher vos transactions en cliquant sur « Opérations », puis sur « Afficher les transactions » ou « Historique financier », selon le type de résultat que vous recherchez.
Par défaut, vous pouvez envoyer des marchandises ou fournir un service lorsque la transaction a atteint le statut « 9 - Paiement demandé ». Même si le statut 5 est un statut positif, il s’agit d’une simple réserve d’argent temporaire sur la carte du client. Une transaction possédant le statut 5 doit être confirmée (manuellement ou automatiquement), pour passer au statut 9, qui est le dernier statut positif pour la plupart des méthodes de paiement.
Vous pouvez facilement rembourser un paiement en cliquant sur le bouton « Rembourser » dans l’aperçu des commandes d’une transaction (dans « Afficher les transactions »). Si votre compte le permet, vous pouvez également effectuer des remboursements avec une demande DirectLink ou l’option de téléchargement de fichier Batch (en cas de transactions multiples).
Sachez que l’option « Remboursement » doit être activée sur votre compte.
L’icône verte en forme de pouce levé indique que la transaction a été réalisée avec une méthode d’authentification 3-D Secure, comme un Digipass ou un lecteur de cartes. Cela ne signifie pas nécessairement que le paiement a été traité avec succès. Vous devez donc toujours vérifier le statut de la transaction pour savoir si vous recevrez l’argent.
Si vous souhaitez vérifier les détails d’une commande/transaction ou gérer certaines transactions, vous devez utiliser l’option « Gestion des transactions ». « Historique financier » est l’option la plus pratique pour consulter périodiquement les fonds entrants et sortants.
Vous ne pouvez effectuer des remboursements que sur les transactions qui ont obtenu u statut 9 sur les dernières 24 heures. L’annulation ou la suppression d’un paiement est possible dans un délai de 24 heures après que le statut final de la transaction soit reçu (Statut 9 ou 5).
Pour connaître l’heure limite de votre acquéreur, nous vous recommandons de contacter directement notre service clientèle.
Il existe différentes raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas rembourser une transaction. Vous devez tenir compte des éléments suivants (à condition d’avoir activé l’option « Remboursement » de votre compte) :
- La transaction présente le statut « incomplet », par exemple un statut erroné ou en attente (91, 92, etc.) qui ne permet pas d’effectuer le remboursement.
- Si la transaction est autorisée (statut 5), aucun paiement n’a été effectué à ce stade. Dans ce cas, vous devez annuler l’autorisation au lieu d’effectuer un remboursement.
- La méthode de paiement utilisée n’est pas compatible avec la fonction de remboursement, ce qui peut être le cas avec certaines cartes de crédit, méthodes de banque en ligne et méthodes de paiement « hors ligne » (virement bancaire, par exemple).
Lorsqu’une transaction atteint le statut 9, qui indique que le client a payé, votre acquéreur ou banque transfère l’argent sur votre compte. Le délai de ce règlement varie selon la méthode de paiement et l’acquéreur. Nous vous recommandons de contacter directement votre acquéreur ou banque si vous pensez que vous ne recevez pas votre argent dans un délai raisonnable.